Functie

Je 24/7 digitale collega

Je digitale Rookoo-collega behandelt eventaanvragen terwijl jij slaapt. Een klant stuurt om 23u een bericht over een bedrijfsdiner voor 80 personen? De agent checkt je kalender, bevestigt beschikbaarheid en kwalificeert de lead. Tegen de ochtend ligt alles klaar voor je team.

Krijg een gratis demo Of stel ons je vraag

Gekwalificeerde leads terwijl je slaapt

Een klant stuurt om 23u een bericht naar je locatie. Ze willen een verjaardagsfeest voor 60 personen, over drie zaterdagen. Je digitale collega checkt je kalender, ziet dat de datum vrij is, vraagt naar cateringvoorkeuren en budget, en logt alles in je CRM. Tegen de ochtend heeft je team een gekwalificeerde lead met alle details. Geen formulier. Geen wachten. Geen lead verloren 's nachts.

Getraind op jouw locatie, geen generieke scripts

De agent is getraind op jouw locatiedata, je arrangementen, je prijsregels en je kennisbank. Hij geeft geen generieke antwoorden. Hij geeft jouw antwoorden. Hij werkt op elk kanaal dat je klanten gebruiken: webchat, WhatsApp, e-mail, Instagram, SMS. Eén agent, één configuratie, elk kanaal gedekt.

Slimme overdracht, jouw kaders

Als een verzoek complex wordt of er een VIP binnenkomt, geeft de agent het gesprek door aan een teamlid met de volledige chathistoriek erbij. De klant herhaalt zich nooit. En jij bepaalt de kaders. Met configureerbare procedures leg je precies vast wat de agent mag offreren, beloven en zelf boeken.

Getraind op jouw locatiedata en bedrijfsregels
Checkt en beheert je eventkalender

Vult je CRM en boekingssoftware automatisch aan
Draagt over aan je team met volledige context

Werkt via chat, WhatsApp, e-mail, Instagram en SMS

We hoorden steeds hetzelfde verhaal van locatie-eigenaren. Er kwam een aanvraag binnen om 22u. Niemand reageerde tot de volgende ochtend. Tegen die tijd had de klant al ergens anders geboekt. Dat is het probleem dat we wilden oplossen. Niet met een chatbot die zegt 'sorry, we zijn gesloten.' Maar met een echte digitale collega die het werk doet.

Anthony Meirlaen
Co-Founder & CTO, Rookoo

Anthony Meirlaen, Co-Founder and CTO of Rookoo

Gebouwd met liefde voor de eventprofessional

Eventbeheer

Elk event krijgt zijn eigen werkruimte. De aanvraag, het gesprek, de boekingen, de documenten, de tijdlijn. Allemaal verbonden. Je team ziet het volledige plaatje van eerste aanvraag tot afronding, zonder te wisselen tussen tools of updates na te jagen.

Eén werkruimte per event, alles gekoppeld
Duidelijke fases van aanvraag tot archief
Resourceallocaties met data, buffers en statussen
Deelbare eventpagina's voor je klanten

Meer ontdekken →

Slimme kalender

Eén kalender. Je team en je AI-agent lezen en schrijven er allebei in. Wanneer een klant vraagt of zaterdag de 14e nog vrij is, krijgen ze binnen seconden een echt antwoord. Geen 'ik check het even en kom erop terug.'

Je AI-agent checkt beschikbaarheid in real time
Voorkomt dubbele boekingen automatisch
Synchroniseert met Google Calendar en Outlook
Buffertijden voor opbouw en afbraak ingebouwd
Bevestigde, voorlopige en geannuleerde statussen

Meer ontdekken →

Event playbooks

Rookoo leest elk gesprek, elk eventdetail en elke kalenderboeking. En bouwt er een stap-voor-stapplan voor de eventdag van. Dieetvereisten in een WhatsApp-bericht? AV-setup afgesproken via e-mail? Het staat in het playbook. Je team stapt voorbereid binnen.

Automatisch opgebouwd uit echte gesprekken en eventdata
Stap voor stap, met duidelijke verantwoordelijkheden en timing
Volg voortgang live terwijl je team uitvoert
Verplichte en optionele stappen, duidelijk gemarkeerd
Nooit meer alles in je hoofd moeten onthouden

Meer ontdekken →

Eén inbox voor elk kanaal

Je eventaanvragen zitten nu waarschijnlijk op minstens vijf plekken. E-mail, WhatsApp, Instagram DM's, misschien een gedeelde mailbox. Rookoo brengt alles samen in één inbox waar je team en AI-assistenten dezelfde context delen. Iedereen ziet wat er speelt en wie het oppakt.

Elk kanaal in één gedeelde inbox
Je team en AI-assistenten, zij aan zij
Automatische toewijzing met duidelijk eigenaarschap
Volledige gesprekshistoriek in één oogopslag
SLA-tracking en klanttevredenheidsenquêtes ingebouwd

Meer ontdekken →

Integraties

Rookoo koppelt met de CRM- en boekingstools die je team al gebruikt. Data stroomt automatisch tussen systemen. Geen dubbele invoer, geen handmatige exports, geen 'heb je de spreadsheet al bijgewerkt?'-gesprekken.

Werkt met toonaangevende CRM- en boekingssystemen
Automatische datasync over al je tools
Geen dubbele invoer of handmatige exports meer
Je data blijft overal consistent

Meer ontdekken →

Rapportering

Welke kanalen leveren de meeste aanvragen op? Hoe snel reageert je team? Waar haken leads af? Rookoo bundelt data uit elk gesprek, elke boeking en elk event zodat je stopt met gissen en gaat zien wat er echt gebeurt.

Gesprek-, event- en boekingsdata op één plek
Reactietijden, oplossingsratio's en SLA-tracking
Team- en AI-prestaties naast elkaar
CSV-export voor eigen analyse

Meer ontdekken →

Beveiliging

Je data blijft in de EU. We doen regelmatig penetratietests. We zijn GDPR-compliant by design, niet als bijzaak. Elke klant heeft een verwerkersovereenkomst. Want vertrouwen is niet iets dat je er achteraf bij plakt.