Functie

Event playbooks

Rookoo leest elk gesprek, elk eventdetail en elke kalenderboeking. En bouwt er een stap-voor-stapplan voor de eventdag van. Dieetvereisten in een WhatsApp-bericht? AV-setup afgesproken via e-mail? Het staat in het playbook. Je team stapt voorbereid binnen.

Krijg een gratis demo Of stel ons je vraag

Details verspreid? Niet meer

Drie weken voor het event noemde de klant glutenvrije opties in een WhatsApp-bericht. Twee weken later veranderden ze de AV-opstelling via e-mail. Afgelopen vrijdag bevestigden ze het finale aantal via telefoon. Moet je team dat allemaal onthouden op de eventdag? Rookoo doet het wel.

AI-gegenereerd, stap voor stap

Event playbooks halen uit elk gesprek, elk eventdetail en elke kalenderallocatie een stap-voor-stapplan. Elke stap heeft duidelijke instructies, een verantwoordelijke en een tijd. Verplichte stappen zijn als kritisch gemarkeerd. Optionele stappen staan er als je ze nodig hebt. Het is geen samenvatting. Het is een werkdocument.

Niets blijft begraven

Terwijl je team door de dag beweegt, vinken ze stappen af en iedereen ziet de voortgang in real time. Dieetnotities uit een chat van drie weken geleden? In het playbook. Dat de projector om 14u klaar moet staan? In het playbook. Het verzoek van de klant voor een specifieke tafelopstelling uit de originele aanvraag? In het playbook. Niets blijft begraven in een berichtenthread. Alles wat je team nodig heeft staat op één plek, in de juiste volgorde.

Automatisch opgebouwd uit echte gesprekken en eventdata
Stap voor stap, met duidelijke verantwoordelijkheden en timing

Volg voortgang live terwijl je team uitvoert
Verplichte en optionele stappen, duidelijk gemarkeerd

Nooit meer alles in je hoofd moeten onthouden

Ik zag event managers de dag binnenstappen met een uitgeprinte e-mailketen en een markeerstift. Zo bereidden ze zich voor. We bouwden playbooks omdat niemand handmatig een eventplan in elkaar zou moeten puzzelen uit 30 verschillende berichten over vijf verschillende kanalen.

Anthony Meirlaen
Co-Founder & CTO, Rookoo

Anthony Meirlaen, Co-Founder and CTO of Rookoo

Gebouwd met liefde voor de eventprofessional

Je 24/7 digitale collega

Je digitale Rookoo-collega behandelt eventaanvragen terwijl jij slaapt. Een klant stuurt om 23u een bericht over een bedrijfsdiner voor 80 personen? De agent checkt je kalender, bevestigt beschikbaarheid en kwalificeert de lead. Tegen de ochtend ligt alles klaar voor je team.

Getraind op jouw locatiedata en bedrijfsregels
Checkt en beheert je eventkalender
Vult je CRM en boekingssoftware automatisch aan
Draagt over aan je team met volledige context
Werkt via chat, WhatsApp, e-mail, Instagram en SMS

Meer ontdekken →

Eventbeheer

Elk event krijgt zijn eigen werkruimte. De aanvraag, het gesprek, de boekingen, de documenten, de tijdlijn. Allemaal verbonden. Je team ziet het volledige plaatje van eerste aanvraag tot afronding, zonder te wisselen tussen tools of updates na te jagen.

Eén werkruimte per event, alles gekoppeld
Duidelijke fases van aanvraag tot archief
Resourceallocaties met data, buffers en statussen
Deelbare eventpagina's voor je klanten

Meer ontdekken →

Slimme kalender

Eén kalender. Je team en je AI-agent lezen en schrijven er allebei in. Wanneer een klant vraagt of zaterdag de 14e nog vrij is, krijgen ze binnen seconden een echt antwoord. Geen 'ik check het even en kom erop terug.'

Je AI-agent checkt beschikbaarheid in real time
Voorkomt dubbele boekingen automatisch
Synchroniseert met Google Calendar en Outlook
Buffertijden voor opbouw en afbraak ingebouwd
Bevestigde, voorlopige en geannuleerde statussen

Meer ontdekken →

Eén inbox voor elk kanaal

Je eventaanvragen zitten nu waarschijnlijk op minstens vijf plekken. E-mail, WhatsApp, Instagram DM's, misschien een gedeelde mailbox. Rookoo brengt alles samen in één inbox waar je team en AI-assistenten dezelfde context delen. Iedereen ziet wat er speelt en wie het oppakt.

Elk kanaal in één gedeelde inbox
Je team en AI-assistenten, zij aan zij
Automatische toewijzing met duidelijk eigenaarschap
Volledige gesprekshistoriek in één oogopslag
SLA-tracking en klanttevredenheidsenquêtes ingebouwd

Meer ontdekken →

Integraties

Rookoo koppelt met de CRM- en boekingstools die je team al gebruikt. Data stroomt automatisch tussen systemen. Geen dubbele invoer, geen handmatige exports, geen 'heb je de spreadsheet al bijgewerkt?'-gesprekken.

Werkt met toonaangevende CRM- en boekingssystemen
Automatische datasync over al je tools
Geen dubbele invoer of handmatige exports meer
Je data blijft overal consistent

Meer ontdekken →

Rapportering

Welke kanalen leveren de meeste aanvragen op? Hoe snel reageert je team? Waar haken leads af? Rookoo bundelt data uit elk gesprek, elke boeking en elk event zodat je stopt met gissen en gaat zien wat er echt gebeurt.

Gesprek-, event- en boekingsdata op één plek
Reactietijden, oplossingsratio's en SLA-tracking
Team- en AI-prestaties naast elkaar
CSV-export voor eigen analyse

Meer ontdekken →

Beveiliging

Je data blijft in de EU. We doen regelmatig penetratietests. We zijn GDPR-compliant by design, niet als bijzaak. Elke klant heeft een verwerkersovereenkomst. Want vertrouwen is niet iets dat je er achteraf bij plakt.

EU-gehoste infrastructuur
Regelmatige kwetsbaarheidsscans en pentesting
GDPR-compliant by design
Verwerkersovereenkomsten met elke klant
Enterprise-grade beveiligingsstandaarden

Meer ontdekken →

Gerelateerde artikelen

Jeroen Borloo

Behind every unforgettable event lies a maze of details.

Lees artikel →

Anthony Meirlaen

From Temporary Impact to Lasting Legacy: The Future of Sustainable Workflows

Lees artikel →

Jeroen Borloo

The untold power of customer journey mapping: a must do for a better customer experience

Lees artikel →

FunctiesDigitale Collega Gedeelde Inbox Eventbeheer Slimme Kalender Event Playbooks Rapportering

Oplossingen & IntegratiesEventbeheer Eatertainment Alle Integraties Tripleseat Integratie

MiddelenBlog / Artikelen Ebooks Trust Center Systeemstatus Vacatures

BedrijfOver Rookoo Klanten Investeringsnieuws Gratis demo