Functie
Eventbeheer
Elk event krijgt zijn eigen werkruimte. De aanvraag, het gesprek, de boekingen, de documenten, de tijdlijn. Allemaal verbonden. Je team ziet het volledige plaatje van eerste aanvraag tot afronding, zonder te wisselen tussen tools of updates na te jagen.
Eén werkruimte per event
Er komt een trouwaanvraag binnen. In de weken erna volgen e-mails, een WhatsApp-uitwisseling, twee telefoongesprekken, een aangepaste offerte, een cateringwijziging en een bevestigde plattegrond. Bij de meeste locaties belandt die info op vijf verschillende plekken. In Rookoo leeft het allemaal in één eventwerkruimte. Elk event doorloopt duidelijke fases: concept, aanvraag, bevestigd, voltooid, gearchiveerd. Je team weet altijd waar de zaken staan zonder rond te hoeven vragen.
Elk detail, traceerbaar
Het originele gesprek is direct gekoppeld aan het event, waardoor elke vraag, voorkeur en afspraak traceerbaar is. Resourceallocaties regelen de details: welke zaal, welke cateraar, welke AV-opstelling, hoe laat, met bufferperiodes voor opbouw en afbraak. Voorlopig of bevestigd, het is allemaal zichtbaar op de tijdlijn. Je kunt ook eigen data bijhouden. Dieetrestricties, parkeerregelingen, decoratievoorkeuren. Wat belangrijk is voor jouw locatie.
Verbonden door het hele systeem
Eventdetails delen met de klant? Een beveiligde link geeft ze direct toegang, geen heen-en-weer met PDF's. En omdat de eventwerkruimte verbonden is met je inbox, kalender en AI-agent, synchroniseert elke update door het systeem. Wijzig een boekingsdatum, en de kalender past mee. Bevestig een event, en allocaties worden bijgewerkt. Niemand hoeft het aan iemand anders door te geven.
- Eén werkruimte per event, alles gekoppeld
- Duidelijke fases van aanvraag tot archief
- Resourceallocaties met data, buffers en statussen
- Deelbare eventpagina's voor je klanten
Ik sprak een locatiebeheerder die de details van een bedrijfsevent voor 200 personen had verspreid over 14 e-mailthreads, een gedeeld Google Doc, twee WhatsApp-groepen en een papieren map. Ze deed uitstekend werk. Maar stel je voor dat het allemaal op één plek stond. Dat is wat we gebouwd hebben.
Anthony Meirlaen
Co-Founder & CTO, Rookoo
Gebouwd met liefde voor de eventprofessional
